Charte et procédures

CODE DE PROCÉDURE EN ASSEMBLÉE GÉNÉRALE:
Code Véronneau

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RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE L’ADÉPUM
Dernière modification effectuée lors de l’Assemblée générale du 1er avril 2015

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Définitions :

Dans le présent document, à moins que le contexte n’impose un sens différent, les termes suivants signifient :

– ADÉPUM ou association: Association Des Étudiant(e)s De Philosophie de l’Université de Montréal

– Assemblée : Assemblée générale

– C.E. : Comité exécutif de l’ADÉPUM

– Département : Département de philosophie de l’Université de Montréal

– FAÉCUM : Fédération des associations étudiantes du campus de l’Université de Montréal

– UdeM. : Université de Montréal

– Membre : personne membre de l’ADÉPUM

– Code de procédure : Code Véronneau : Procédure des assemblées délibérantes

Section 1 : Identification

 

1.1 Nom

Association des étudiant(e)s de philosophie de l’Université de Montréal (ADÉPUM)

1.2 Sigle

ADÉPUM

1.3 Siège social

Montréal

Section 2 : Objectifs

 

2.1 Vision

Que les membres de l’ADÉPUM aient les meilleures conditions matérielles, psychologiques, sociales, culturelles et académiques possibles.

2.2 Mission

Défendre et promouvoir les intérêts de ses membres et défendre les positions politiques adoptées en Assemblée générale, dans un esprit non corporatiste.

2.3 Valeurs

Poursuivre ses buts en s’appuyant sur les valeurs de solidarité, de démocratie, de justice sociale et d’esprit critique.

 

 

 

Section 3 : Membres

 

3.1 Catégorie

L’ADÉPUM comprend 2 catégories de membres, à savoir : les étudiants et étudiantes de premier cycle et les étudiants et étudiantes de cycle supérieur.

3.2 Condition d’admission

Pour être membre de l’ADÉPUM, il faut remplir les conditions suivantes :

  • Être inscrite et inscrit à l’un des programmes du département
  • Payer ses cotisations à l’ADÉPUM.

3.3 Cotisations

La cotisation de chaque membre de l’ADÉPUM est fixée à 15,00$ par trimestre d’automne, d’hiver et d’été.

2.50$ du montant de la cotisation de chaque membre doit être versé à la case budgétaire Service de gardiennage.  Que les surplus annuels accumulés potentiels soient reportés dans cette même case l’année suivante jusqu’à concurrence de 4000$

Seule l’Assemblée Générale a le pouvoir de fixer le montant de la cotisation.

La cotisation est automatiquement prélevée par l’UdeM en même temps que les frais de scolarité chez tous les étudiants et étudiantes inscrites à l’un des programmes du département.

La cotisation n’est pas remboursable.

Section 4 : Assemblée générale

 

4.1 Assemblée générale

L’assemblée générale se réunit au moins une fois par trimestre d’automne, dont une fois obligatoirement en septembre, et d’hiver sur convocation du C.E.

4.2 Assemblée générale spéciale

Une assemblée générale spéciale peut être convoquée par le C.E. ou par demande écrite de 10% des membres de l’association. L’ordre du jour d’une telle assemblée est fixe et ne traite que d’un seul sujet, qui se doit d’être mentionné dans la convocation.

4.3 Assemblée générale de grève

Advenant la tenue d’une Assemblée générale de grève, les étudiant-e-s membres de l’AESPEP (Association des étudiant-e-s en sciences politiques et philosophie) obtiennent automatiquement le droit de vote, et ce au même titre que les étudiant-e-s de l’ADÉPUM. En plus de respecter les modalités ordinaires relatives à la convocation, au vote et aux procédures, que la tenue de ladite Assemblée générale de grève respecte également les modalités spéciales suivantes :

L’ordre du jour et l’avis de convocation sont envoyés en commun par les exécutifs des différentes associations (l’ADÉPUM et l’AESPEP).

– Le quorum nécessaire à la tenue de l’Assemblée Générale s’adapte en conséquence : le quorum est donc fixé à 10% du total des membres des deux associations étudiantes (l’ADÉPUM et l’AESPEP).

– Les votes et les propositions des étudiant-e-s de l’AESPEP se limitent à l’effectivité, la durée et les modalités de grève, mais non les positions politiques qui la motivent. En ce sens, les propositions de grève ne peuvent que porter sur l’effectivité, la durée et les modalités de grève (les positions politiques doivent faire l’objet de propositions distinctes). Les étudiant-e-s de l’AESPEP ont le droit de parole tout au long de l’Assemblée Générale, et ce pour tous les points.

  • Les exécutifs des différentes associations (l’ADÉPUM et l’AESPEP) sont responsables de vérifier l’identité des membres. Un membre doit avoir sa carte étudiante en main pour pouvoir voter.

4.4 Pouvoir

L’assemblée générale est l’organe décisionnel suprême de l’association.

Elle a le pouvoir de :

  • Déterminer les orientations et les mandats de l’association
  • Nommer le vérificateur comptable.
  • D’approuver, d’abroger, de suspendre ou de modifier les présents règlements généraux
  • D’entériner les actes du conseil administratif
  • D’approuver le bilan financier de la trésorerie
  • De se prononcer sur toute question relative au bon fonctionnement de l’association
  • D’élire les membres du C.E.

4.4 Convocation

L’avis de convocation d’une assemblée générale doit être affiché au minimum 7 jours francs avant la date de l’assemblée générale. Tout avis de convocation doit comporter l’heure, la date, le lieu et les sujets à l’ordre du jour. Dans le cas d’une assemblée spéciale, le délai de convocation est ramené à 3 jours ouvrables.

4.5 Quorum

Le quorum est fixé à 10% des membres. Par contre, si les listes des personnes inscrites ne sont pas officielles ou encore sont sujettes à de fortes fluctuations, comme c’est le cas en début de session, le quorum fixé est celui de l’année précédente.

4.6 Vote

Les votes se tiennent conformément aux règles établies dans le code de procédure, sauf exception mentionnée dans les présents règlements généraux. Dans le cas d’une égalité des voix, le président ou la présidente d’assemblée relance le débat et veille à ce qu’un nouveau vote soit fait.

4.7 Présidium

Le président ou la présidente d’assemblée est choisie par l’Assemblée générale et conformément au code de procédure. En cas d’absence ou d’impossibilité, le ou les postes sont élus par l’assemblée.

4.8 Procédure

Toute assemblée générale se déroule conformément au code Véronneau, sauf pour les cas mentionnés dans les présents règlements, où ces derniers prévalent.

 

 

 

Section 5 : Comité exécutif

 

5.1 Composition

Les affaires de l’ADÉPUM sont administrées par un comité composé des officiers et officières occupant les postes suivants : présidence, secrétariat, trésorerie, coordination (affaires académiques, affaires externes, cycles supérieurs, vie étudiante, communication et mobilisation) et conseil formé de trois autres membres élus.

5.2 Durée des fonctions

Les membres du comité exécutif sont en fonction à partir de la levée de l’assemblée générale d’élection, jusqu’à la levée de l’assemblée générale d’automne (septembre) suivante, sauf en cas de démission.

5.3 Pouvoir et devoirs

Le comité exécutif est responsable de l’ensemble des opérations et des résultats, notamment et de façon non exhaustive :

  • Administrer les fonds de l’association ainsi que les biens, meubles et locaux;
  • Mettre en œuvre, exécuter ou faire exécuter les décisions de l’assemblée générale;
  • Assurer la gestion et le respect des politiques de l’association;
  • Assurer la représentation de l’association auprès des instances concernées;
  • Préparer les assemblées générales et y rendre compte de son administration;
  • Débattre et, si requis, décider de toute affaire qui lui est référée par l’assemblée générale;
  • Décider de recevoir des subventions autres que la cotisation de ses membres, en autant que de telles subventions soient compatibles avec ses objectifs;
  • Voir à la mise sur pied et au bon fonctionnement de tous les comités spéciaux qu’il juge nécessaires;
  • Suspendre temporairement un membre du C.E. jusqu’à la prochaine assemblée générale.

5.4 Éligibilité

Une personne est éligible à siéger sur le Comité exécutif si et seulement si elle est membre de l’ADÉPUM.

5.5 Élection

Les élections du C.E. se tiennent à l’assemblée générale du mois de septembre, sauf dans les cas d’un poste laissé vacant ou qui le devient en cours d’année. Les élections se tiennent conformément aux procédures d’élection établies au point 7.1.

5.6 Démission

Lorsqu’une personne membre du comité exécutif souhaite démissionner, elle doit le faire par une lettre signée, qui doit être remise à la personne au secrétariat ou à la coordination générale avant que la démission ne soit effective.

5.7 Vacances

Un poste laissé vacant en cours de mandat peut être comblé par le C.E. et sera entériné lors de l’assemblée générale suivante.

5.8 Convocation

L’avis de convocation des séances régulières se fait par le ou la secrétaire. Cet avis doit se faire par écrit avec envoi de l’ordre du jour et des pièces afférentes aux membres au moins deux (2) jours francs avant la tenue de ladite séance.

5.9 Quorum

Le quorum est fixé à 50% + 1 des postes occupés, en ayant un minimum de 3 personnes.

5.10 Vote

Les votes se tiennent conformément aux règles établies dans le code de procédure, sauf exception mentionnée dans les présents règlements généraux. Dans le cas d’une égalité des voix, le coordonnateur ou la coordonnatrice générale relance le débat et veille à ce qu’un nouveau vote soit fait. Si suite à un deuxième vote il y a toujours égalité, le coordonnateur ou la coordonnatrice générale a alors un vote prépondérant.

5.11 Rémunération

Aucune rémunération n’est attribuée pour les membres du C.E.

5.12 Expulsion/suspension

Les membres du C.E. qui enfreignent toute disposition des règlements de l’ADÉPUM ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l’ADÉPUM peuvent être suspendu-e-s pour une période déterminée sur résolution du comité exécutif ou être suspendu-e-s définitivement lors d’une assemblée générale. Dans les deux cas, un vote au deux tiers des membres présents et présentes formant quorum est nécessaire.

 

Section 6 : Officiers et officières

 

6.1 Désignation

Les officiers et officières sont les membres du comité exécutif élu-e-s à chacun des postes définis ci-dessous.

6.2 Coordination générale

La personne élue à la coordination générale représente officiellement l’association à l’intérieur du département et peut également le faire à l’extérieur du département lorsqu’elle est mandatée par le C.E. Elle doit participer aux assemblées départementales. Elle est également d’office sur tous les comités touchant l’association. Elle voit au bon déroulement des activités du C.E. et signe les chèques, conjointement avec la personne élue à la trésorerie. Elle préside les assemblées générales et les comités exécutifs.

6.3 Secrétariat

La personne élue à ce poste s’occupe de prendre les notes lors des réunions du comité exécutif et des assemblées générales, elle rédige donc les procès-verbaux qu’elle signe avec la personne élue à la coordination générale. Elle convoque également les assemblées générales et les C.E.

6.4 Trésorerie

La personne élue à la trésorerie voit à bien gérer les fonds de l’ADÉPUM et s’assure d’entretenir de bonnes relations avec les différents clients et clientes, fournisseur-e-s et associé-e-s de l’ADÉPUM. Elle voit à la tenue des livres comptables et les rend accessibles à l’examen par tout membre de l’association. Elle dresse le budget et le bilan financier et les présente à l’assemblée générale. Elle signe les chèques conjointement avec la personne élue à la coordination générale.

Elle fournit les documents financiers au vérificateur ou à la vérificatrice comptable.

6.5 Affaires académiques

Cette personne a pour tâche de gérer les dossiers académiques et représente les étudiants et étudiantes dans leurs relations auprès du département. Elle doit participer aux assemblées départementales, au comité des études et au conseil des affaires académiques de la FAÉCUM. Cette personne est également présidente du comité des affaires académiques de l’ADÉPUM si ce comité est existant.

6.6 Affaires externes (x2)

Les personnes occupant ce poste, au nombre de deux, sont chargées de représenter l’ADÉPUM au sein de la FAÉCUM. Elles sont déléguées au Conseil Central et au Congrès de la FAÉCUM. De ce fait, elles doivent fournir un compte-rendu des événements discutés lors de ces conseils. De plus, elles sont chargées d’assurer les relations avec les autres associations étudiantes. Ces personnes sont également présidentes du comité des affaires externes de l’ADÉPUM si ce comité est existant.

6.7 Vie étudiante

La personne responsable de la vie étudiante est chargée d’assurer la tenue et la gestion d’activités sociales, culturelles et sportives pour les membres de l’association, et ce en répondant aux besoins du milieu. Elle doit stimuler la participation de tous les étudiants et étudiantes à ce niveau. Elle doit participer au conseil de la vie étudiante de la FAÉCUM. Cette personne est également présidente du comité à la vie étudiante de l’ADÉPUM si ce comité est existant.

6.8 Cycles supérieurs

La personne élue à ce poste a pour mandat de défendre principalement l’intérêt des étudiants et étudiantes des cycles supérieurs, notamment en travaillant en collaboration avec les coordonnateurs et coordonnatrices de la vie étudiante et des affaires académiques dans chacun des volets respectifs. Elle est tenue de siéger sur le Conseil des affaires des cycles supérieurs de la FAÉCUM. Cette personne est également présidente du comité des affaires des cycles supérieurs de l’ADÉPUM si ce comité est existant.

6.9 Communications

La personne élue à ce poste a pour mandat de publiciser les différentes activités de l’association, de s’occuper du site Internet, du Phi-bulletin, de l’affichage sur le babillard mis à la disposition de la population étudiante ainsi que de la coordination des annonces faites dans les cours. Cette personne est également présidente du comité communication de l’ADÉPUM si ce comité est existant.

6.10 Mobilisation

Le coordonnateur à la mobilisation s’occupe de stimuler la mobilisation de l’association afin de rendre effectif les mandats politiques votés en assemblée générale. Le coordonnateur ou la coordonnatrice à la mobilisation est de facto responsable du comité de mobilisation si ce comité est existant.

Section 7 : Autres dispositions

 

7.1 Procédures d’élections Les procédures lors d’élections sont les suivantes :

– Le président d’élections et trois scrutateurs et scrutatrices sont choisies parmi les membres de l’assemblée et ne doivent être candidates à aucun poste.

– Chaque poste est mis en nomination séparément.

– Un candidat ou une candidate doit obtenir le plus grand suffrage pour être élue.

– Chaque membre de l’assemblée a droit à un vote par poste ouvert.

– Le vote se fait à main levée, en l’absence des candidats et candidates, ou encore secrètement conformément au code de procédure. Dans le cas d’un vote secret, le dépouillage est effectué par les scrutateurs et scrutatrices.

– Dans le cas où il n’y a qu’une candidature, la personne est alors mise aux voix contre le poste ouvert et se doit d’avoir la majorité des suffrages. Dans le cas où elle n’obtiendrait pas la majorité des suffrages, le poste demeure vacant.

7.2 Exercice financier

L’exercice financier de la corporation se termine le 30 juin de chaque année.

7.3 Vérification

Les livres et les états financiers sont vérifiés annuellement par le vérificateur ou vérificatrices comptable nommée à cette fin lors de l’assemblée générale et ce, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier ou dans les délais prévus par la loi.

7.4 Effets bancaires

Tous les chèques, traites, billets et autres effets bancaires de l’organisme sont signés par la personne à la trésorerie et à la coordination générale.

7.5 Contrat et entente

Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont préalablement approuvés par le comité exécutif et, sur telle approbation, sont signés par les individus occupants les postes de coordination générale, secrétariat ou trésorerie, ou par toute autre personne désignée par le conseil pour les fins d’un contrat ou d’un document particulier.

7.6 Amendement des présents règlements

La modification des présents règlements doit suivre la procédure suivante : un avis de motion détaillant les modifications à apporter est déposé en Assemblée générale régulière. Le point est traité à l’Assemblée générale suivante et conformément à la procédure d’avis de motion détaillée dans le code de procédure requiert la majorité des deux tiers des membres votants présents et présentes (les abstentions ne sont pas comptées).

7.7 Dissolution générale

L’ADÉPUM ne pourra être dissoute que par le vote d’une assemblée générale convoquée avec un préavis de quinze jours ouvrables. Cette assemblée devra se composer d’au moins les deux tiers des membres de l’association pour avoir quorum. En cas de liquidation de l’ADÉPUM ou des biens de l’ADÉPUM, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue.

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